Este mijlocul dimineții în Kingston, iar în timp ce iese dintr-o sală de ședințe de la SRC din Jamaica, Ricardo Gowdie, șeful echipei Sisteme Informatice de Management (MIS), își amintește de parcursul profesional și de ceea ce i-a inspirat munca de până acum.
„Mi-ar plăcea să văd Jamaica devenind o națiune bazată pe tehnologie și, în esență, încerc să fac eforturi pentru a realiza acest lucru. Am fost onorat să contribui la optimizarea modului în care un Consiliu influent precum SRC se adaptează vremurilor prin care trecem.”
Ricardo a lucrat în spațiul digital în ultimii douăzeci de ani, ultimul an și jumătate petrecut la SRC. În calitate de principală instituție de cercetare din Jamaica, SRC oferă diverse servicii, inclusiv sprijin pentru cercetare în sectorul agricol, dezvoltarea și testarea produselor, precum și o instalație pilot pentru producția de alimente, unde întreprinderile pot produce prototipuri sau produse pentru a intra pe piață. În rolul său, Ricardo supraveghează prioritatea strategică a Consiliului de a implementa soluții tehnologice care vizează îmbunătățirea eficienței și a furnizării de servicii.
Echipa MIS de la Consiliul de Cercetare Științifică din Jamaica. De la stânga la dreapta: Ta-Von Marsh, Valencia Brown, Romane Bryan, Ricardo Gowdie, Chinelle Clarke.
De ce digital și de ce acum?
SRC are o viziune clară asupra creșterii digitale, în special în ceea ce privește reînnoirea infrastructurii și gestionarea datelor. Până în prezent s-au înregistrat progrese semnificative, cel mai recent fiind Ricardo, care a supravegheat optimizarea modului în care Consiliul se conectează în interiorul său și cu lumea exterioară. El a condus inițiative de modernizare a sistemelor de rețea care sporesc viteza, securitatea și fiabilitatea datelor schimbate între diverse departamente ale Consiliului. Echipa MIS a reproiectat, de asemenea, site-ul web al SRC pentru a îmbunătăți comunicarea cu publicul și a integrat analize pentru o mai bună înțelegere a publicului lor.
Proiectul ISC Organizațiile științifice în era digitală a venit într-un moment în care SRC se gândea strategic la reducerea fricțiunilor în modul în care interacționează cu clienții și învață de la aceștia. Ca parte a cohortei, existau multe aspecte pe care s-ar fi putut concentra. Cu toate acestea, au ales să acorde prioritate unei ramuri a afacerii lor care generează venituri semnificative: fabrica pilot. Aici, își vând timpul pentru utilizarea instalației lor certificate ISO, unde clienții pot veni cu prototipuri pentru producție și testare.
În prezent, pentru a utiliza instalația pilot a fabricii, clienții trebuie să facă rezervări manual. Acest proces de programare a cauzat rezervări duble frecvente, ceea ce a dus la ineficiențe și experiențe negative pentru clienți. Cea mai mare provocare este lipsa de transparență. Nu există o modalitate ușoară de a vedea când este disponibil echipamentul sau cum să gestionezi programul în mod flexibil. Prin alăturarea la proiectul ISC, Ricardo și echipa sa au solicitat îndrumare cu privire la modul de modernizare a acestui proces și de introducere a unui sistem automat de rezervare online. Pentru SRC, o rezervare fără probleme ar permite o utilizare bine planificată a fabricii lor și venituri mai previzibile.
O direcție de deplasare
Prin intermediul proiectului ISC, Ricardo a descoperit noi metodologii care i-au lărgit perspectiva.
„Întotdeauna m-am concentrat pe tehnologie; cum să o fac să funcționeze, cum să o pun în funcțiune”, explică Ricardo. „Dar acum, mă gândesc la oamenii care o folosesc, la cum vor interacționa cu ea și cum se va integra în fluxul lor de lucru. Aceasta este adevărata schimbare.”
Sesiunile l-au încurajat să adopte o abordare care implică implicarea timpurie a părților interesate, înțelegerea experiențelor utilizatorilor și integrarea feedback-ului în etapele oportune ale unui proiect. Această schimbare de mentalitate a influențat modul în care abordează noul sistem de rezervare al fabricii pilot. În loc să construiască întregul sistem dintr-o dată, Ricardo și echipa sa au optat pentru o implementare etapizată, începând cu un Produs Minim Viabil (MVP).
„Am decis să începem cu puțin și să construim treptat. În acest fel, putem ajusta și primi feedback în fiecare etapă”, explică Ricardo.
Această strategie este concepută pentru a eficientiza implementarea, reducând în același timp rezistența personalului prin implicarea acestuia încă de la începutul procesului. Ca parte a acestui proces, Ricardo a lucrat la un plan de gestionare a schimbării care include implicarea regulată a personalului în etapele de dezvoltare.
Ricardo a aflat și despre importanța critică a vizualizării. Fie prin conceptualizarea întregului proiect pe o tablă albă, fie prin notarea cerințelor specifice pentru fiecare etapă, el înțelege acum că claritatea este esențială pentru evitarea capcanelor. Cu cât vizualizează mai mult, cu atât îi este mai ușor să identifice lacunele și să asigure alinierea.
Abordarea MVP le permite, de asemenea, să evite greșeli costisitoare.
„Am vrut să ne asigurăm că construim ceva ce utilizatorii ar dori cu adevărat să folosească”, spune Ricardo.
Viziunea pe termen lung a lui Ricardo pentru SRC este clară: un ecosistem tehnologic centrat pe utilizator, în care instrumentele digitale evoluează constant pentru a satisface nevoile angajaților și ale clienților deopotrivă. Scopul final este de a crea un SRC conectat digital. Unul în care atât sistemele interne, cât și serviciile orientate către client sunt integrate perfect.
În timp ce Ricardo și echipa sa lucrează la finalizarea sistemului de rezervări al fabricii pilot, ei planifică deja următorii pași pentru strategia digitală mai amplă a SRC. Unul dintre pilonii cheie ai strategiei este digitalizarea activelor fizice, iar Ricardo își imaginează că proiectul va pregăti terenul pentru viitoarele eforturi de digitalizare.
Odată ce sistemul va fi complet operațional, Ricardo speră că va deschide calea pentru integrarea instrumentelor de inteligență artificială și a analizei datelor, ceea ce ar îmbunătăți învățarea și serviciul clienți. El își provoacă deja echipa să se gândească la modul în care pot utiliza aceste date pentru a îmbunătăți agilitatea și receptivitatea proceselor lor.
„Vreau să continuăm să îmbrățișăm transformarea digitală într-un mod care funcționează pentru noi. Tipul de tehnologie pe care vreau să o construiesc este una care le ușurează viața oamenilor”, conchide Ricardo.
Recunoașterea finanțăriiAceastă lucrare a fost realizată cu ajutorul unui grant din partea Centrului Internațional de Cercetare pentru Dezvoltare (CRDI), Ottawa, Canada. Opiniile exprimate aici nu reprezintă neapărat opiniile CRDI sau ale Consiliului său de Administrație.
Citiți mai multe despre organizațiile științifice în era digitală 
Citește mai multe despre Viitorul Sistemelor Științifice 
Citiți mai multe despre Center for Science Futures 
Citește mai mult despre O nouă viziune pentru un simpozion fără granițe 
Citește mai multe despre Un instrument pentru planificarea unei conferințe online sau hibride 
Citește mai multe despre Un instrument pentru îmbunătățirea experienței utilizatorului într-o organizație științifică 
